Ручная обработка заказов — бутылочное горлышко
Клиент оформил заказ. Менеджер видит уведомление, открывает заявку, проверяет наличие на складе, звонит клиенту подтвердить, формирует накладную, передаёт на склад, отслеживает сборку, отправляет трек-номер. На один заказ уходит 15-20 минут. При 100 заказах в день это 25-30 часов работы — 3-4 менеджера на полный день.
Автоматизация сокращает время обработки до 2-3 минут. А для стандартных заказов — до нуля.
Что автоматизировать
Подтверждение заказа. Клиент оплатил — автоматическое письмо: «Спасибо за заказ №1234. Состав: [товары]. Доставка: 2-3 дня». Без участия менеджера.
Проверка наличия. Система автоматически сверяет заказ со складом. Если всё в наличии — заказ переходит в сборку. Если чего-то нет — менеджер получает алерт.
Формирование документов. Накладная, счёт, акт — генерируются автоматически по шаблону с данными заказа и клиента.
Передача в доставку. Интеграция с СДЭК, Почтой России, Boxberry: заказ автоматически создаётся в системе доставки, формируется этикетка, клиент получает трек-номер.
Статусы заказа
Настройте цепочку статусов: «Новый» → «Оплачен» → «В сборке» → «Передан в доставку» → «Доставлен». Каждая смена статуса — автоматическое уведомление клиенту. Клиент всегда знает, что происходит с его заказом, и не звонит с вопросами.
Результат автоматизации
Интернет-магазины, автоматизировавшие обработку заказов, обрабатывают в 3-5 раз больше заказов тем же штатом. Ошибки сокращаются на 90%: нет перепутанных адресов, забытых отправок и потерянных трек-номеров. Клиенты довольны скоростью и прозрачностью — а довольный клиент возвращается.